七、運作機制（PDCA）

儀表板不是一次性專案，而是持續改進的管理工具。運用 PDCA 循環確保儀表板持續創造價值。

PDCA 循環概念

階段 活動內容 下一步
Plan

（計劃）		 設定目標與 KPI → Do
Do

（執行）		 執行與資料收集 → Check
Check

（檢查）		 檢視與分析 → Act
Act

（行動）		 改善與修正 → Plan（持續循環）

Plan（計劃）

目的

設定策略目標與 KPI，制定衡量標準。

主要活動

1. 設定年度策略目標

策略面向 目標 衡量指標
成長 營收成長 20% 年營收
獲利 提升毛利率至 35% 毛利率
效率 降低營運成本 10% 營運成本率
客戶 提升客戶滿意度 NPS ≥ 50

2. 建構 KPI 樹

公司目標：營收成長20%
├─ 策略1：新客戶開發
│  ├─ KPI: 新客戶數 +50
│  ├─ KPI: 新客戶營收 $5M
│  └─ 行動：增加業務人員、市場推廣
├─ 策略2：既有客戶深耕
│  ├─ KPI: 客單價 +15%
│  ├─ KPI: 交叉銷售率 +10%
│  └─ 行動：產品組合優化、客戶關係管理
└─ 策略3：新產品推出
   ├─ KPI: 新產品營收佔比 15%
   └─ 行動：研發投入、上市推廣

3. 設定目標值與預警門檻

KPI 2025年目標 Q1目標 綠燈 黃燈 紅燈
月營收 $120M $28M ≥$10M $9M-$10M <$9M
毛利率 35% 34% ≥34% 32-34% <32%
新客戶數 50 12 ≥12 10-11 <10

產出文件

✅ KPI 定義表 ✅ KPI 樹狀圖 ✅ 年度/季度目標設定表 ✅ 儀表板設計規格

Do（執行）

目的

執行計劃並收集資料，確保資料準確與即時。

主要活動

1. 系統建置與整合

資料來源整合
├─ ERP 系統（訂單、財務）
├─ CRM 系統（客戶資料）
├─ 生產系統（產能、良率）
└─ HR 系統（人力資源）
       ↓
   ETL 流程
       ↓
  資料倉儲（Data Warehouse）
       ↓
   BI 工具
       ↓
  儀表板發佈

2. 自動化資料更新

每日自動執行：

23:00 - 從 ERP 提取當日訂單資料
23:15 - 資料驗證與清理
23:30 - 更新資料倉儲
23:45 - 重新計算 KPI
00:00 - 發佈更新後儀表板
00:05 - 執行異常檢查
00:10 - 發送預警通知（如有需要）

3. 人工作業記錄

需要人工處理的項目：

  • 客戶滿意度調查結果輸入
  • 專案進度更新
  • 異常事件說明
  • 改善行動記錄

產出資料

✅ 系統紀錄（訂單、生產、客戶資料） ✅ 每日/每週/每月報表 ✅ 更新的儀表板 ✅ 資料品質檢查報告

Check（檢查）

目的

檢視儀表板、分析績效、識別異常。

主要活動

1. 定期檢視會議

日會（Daily Stand-up）：

  • 時間：每日上午 9:00，15 分鐘
  • 對象：營運團隊
  • 檢視：營運儀表板
  • 重點：
    • 昨日達成狀況
    • 今日預警項目
    • 需要協助的問題

週會（Weekly Review）：

  • 時間：每週一上午 10:00，60 分鐘
  • 對象：部門主管
  • 檢視：營運儀表板 + 分析儀表板
  • 重點：
    • 上週 KPI 達成率
    • 未達標項目根因分析
    • 本週行動計劃

月會（Monthly Business Review）：

  • 時間：每月第一個週五，120 分鐘
  • 對象：高階主管
  • 檢視：策略儀表板
  • 重點：
    • 月度/季度目標達成
    • 趨勢分析與預測
    • 策略調整建議

2. 異常分析

發現異常：

月營收: $8.2M（目標 $10M，達成率 82%）🔴

異常報告：
┌──────────────────────────────┐
│ 根因分析（5 Why）            │
│                              │
│ 為何營收未達標？             │
│ → 北區業績大幅下滑           │
│                              │
│ 為何北區下滑？               │
│ → 大客戶A訂單延遲            │
│                              │
│ 為何訂單延遲？               │
│ → 客戶預算審核流程卡關       │
│                              │
│ 為何審核卡關？               │
│ → 客戶內部組織調整           │
│                              │
│ 為何沒有提前預警？           │
│ → 業務未即時回報             │
└──────────────────────────────┘

建議行動：
1. 加強與客戶A溝通，掌握審核進度
2. 尋找替代訂單補足缺口
3. 建立「大客戶訂單追蹤」機制
4. 強化業務即時回報制度

3. 趨勢預測

使用移動平均預測：

過去6個月營收：$9M, $9.5M, $10M, $9.8M, $10.2M, $10.5M
移動平均：$9.83M
趨勢：上升（斜率 +0.24M/月）
預測Q2月均營收：~$10.8M

產出文件

✅ 異常報告（含根因分析） ✅ 週/月檢討報告 ✅ 預警清單 ✅ 趨勢分析報告

Act（行動）

目的

問題改善與策略修正，確保目標達成。

主要活動

1. 改善行動

未達標處理流程：

發現未達標
    ↓
根因分析
    ↓
提出改善方案
    ↓
責任人分派
    ↓
設定完成期限
    ↓
執行追蹤
    ↓
驗證成效

改善行動範例：

問題 根因 改善方案 責任人 期限 狀態
北區營收未達標 大客戶A訂單延遲 1. 強化客戶溝通

2. 尋找替代訂單		 張區域經理 2025-01-31 進行中
良率下降 原料品質不穩 1. 更換供應商

2. 加強進料檢驗		 李生產經理 2025-02-15 規劃中
交期延遲 產能不足 1. 增加夜班

2. 外包部分產能		 劉營運經理 2025-01-20 已完成

2. KPI 調整

何時調整 KPI？

✅ 需要調整的情況：

  • 策略方向改變
  • 市場環境重大變化
  • KPI 過於容易或困難達成
  • 發現更好的衡量方式

❌ 不應調整的情況：

  • 僅因為未達標就降低目標
  • 頻繁變動造成無法比較
  • 未經充分討論與溝通

KPI 調整範例：

原KPI：新客戶數（絕對值）
問題：無法反映客戶品質

新KPI：高價值新客戶數（年採購潛力 >$100K）
理由：聚焦於有價值的客戶開發

3. 策略修正

季度策略檢討：

原策略 執行狀況 調整方向
新客戶開發 進度正常 維持不變
既有客戶深耕 成效不如預期 調整為「重點客戶深耕」，聚焦前 20% 客戶
新產品推出 超出預期 加大資源投入，提前下階段產品研發

產出文件

✅ 行動方案清單 ✅ KPI 更新紀錄 ✅ 策略調整報告 ✅ 下期計劃

PDCA 實踐案例

案例：毛利率改善專案

Plan（1月）：

  • 目標：毛利率從 30% 提升至 35%
  • 策略：成本降低 + 產品組合優化
  • KPI：毛利率（月追蹤）

Do（2-3月）：

  • 執行：
    1. 與供應商談判降低原料成本 5%
    2. 推廣高毛利產品銷售
    3. 淘汰低毛利產品線
  • 資料收集：每日更新毛利率數據

Check（4月）：

  • 成果：毛利率提升至 33.5%（未達 35% 目標）
  • 分析：
    • ✅ 原料成本確實降低 5%
    • ✅ 高毛利產品銷售成長 20%
    • ❌ 低毛利產品仍佔銷售 40%（淘汰進度落後）

Act（5月）：

  • 改善行動：
    1. 加速低毛利產品淘汰
    2. 業務獎金與毛利率連結
    3. 提升目標至 Q3 達成 35%
  • 調整 KPI：
    • 新增「高毛利產品銷售佔比」追蹤

PDCA 成功關鍵

1. 高階支持

  • CEO/總經理定期檢視儀表板
  • 將儀表板納入管理會議議程
  • 資源支持改善行動

2. 全員參與

  • KPI Owner 負起責任
  • 使用者積極提供回饋
  • 跨部門協作改善

3. 數據驅動

  • 基於事實而非主觀判斷
  • 量化改善成效
  • 持續追蹤趨勢

4. 持續迭代

  • 不追求一次完美
  • 快速試錯、快速調整
  • 每個循環都有具體改進

PDCA 檢查清單

  • [ ] 每年設定明確的策略目標與 KPI
  • [ ] 建立定期檢視會議機制（日/週/月）
  • [ ] 對未達標項目進行根因分析
  • [ ] 制定具體的改善行動計劃
  • [ ] 指派責任人與完成期限
  • [ ] 追蹤改善行動執行狀況
  • [ ] 驗證改善成效
  • [ ] 定期檢討 KPI 的合理性
  • [ ] 根據策略調整修正 KPI
  • [ ] 記錄 PDCA 過程與學習

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